Mit dem Steueränderungsgesetz 2011 wurden mit Wirkung ab dem 1.7.2011 elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt (§ 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes i.d.F. des Steueränderungsgesetzes 2011). Seit dem 1. Juli können Rechnungen auf Papier „oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers“ auch elektronisch übermittelt werden. Gleichzeitig wurden die Regelungen für die Umsatzsteuer-Nachschau verschärft. Elektronisch gespeicherte und elektronisch übermittelte Rechnungen können im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau eingesehen werden. Hierzu wurde mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Rechtsgrundlage für die Umsatzsteuer-Nachschau (§ 27b UStG), entsprechend abgeändert. Wurden Rechnungen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, können die mit der Umsatzsteuer-Nachschau betrauten Amtsträger auf Verlangen die gespeicherten Daten über die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte einsehen und soweit erforderlich hierfür das Datenverarbeitungssystem nutzen.
Erlaubte Übermittlungsformen
Ein Rechnungsversand ist möglich:
- durch Email (Versand als schlichter Mailanhang ohne Signatur ausreichend)
- als PDF oder als Textdatei (Email-Anhang oder auch zum Download)
- Computer-Fax/Fax Server (Übermittlung von Standard-Fax/Computer-Fax/Fax Server zu Standard-Fax gilt als Papierrechnung)
- Datenträgeraustausch
- EDI Verfahren und qualifizierte elektronische Signatur (wie bisher weiterhin möglich)
Unverändert gilt für elektronische Rechnungen als auch für Papierrechnungen, dass (§ 14 Abs. 1 UStG):
- die Echtheit der Herkunft der Rechnung,
- die Unversehrtheit ihres Inhalts und
- ihre Lesbarkeit
gewährleistet sein muss. Wie der/die Unternehmer die genannten drei Punkte erfüllen, schreibt das Gesetz nicht mehr vor.
Korrekturrechnungen
Eine zu berichtigende elektronische Rechnung wird auch nicht dadurch storniert, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung per Email wieder zurücksendet. Gegebenenfalls vorzunehmende Rechnungskorrekturen müssen bei elektronischen Rechnungen deutlich kenntlich gemacht und nachvollzogen werden können (Ergänzungs-/Korrekturbeleg).
Archivierung elektronischer Rechnungen
Empfangene als auch gesendete elektronische Rechnungen müssen im Originalzustand - vor Verarbeitung oder Umwandlung – archiviert werden. Ein Ausdruck in Papierform zur Aufbewahrung ist nicht zulässig.
Zustimmung des Empfängers
Eine elektronische Rechnungsfakturierung erfordert die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Dies u.a. deshalb, weil der Rechnungsempfänger das Risiko des Vorsteuerabzugs trägt. Außerdem muss der Rechnungsempfänger in der Lage sein, die elektronisch empfangenen Rechnungen auch elektronisch zu archivieren. Die Zustimmung hat ausdrücklich zu erfolgen, kann ggf. aber auch konkludent, z.B. durch Zahlung der Rechnung gegeben sein.
Elektronische Rechnungen werden im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau zur Vorlage in elektronischer Form verlangt (§ 27 b Abs. 2 UStG). Der Betriebsprüfer kann dabei auch das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers nutzen. Um dem Betriebsprüfer im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau nicht den gesamten Email-Verkehr zur Verfügung stellen zu müssen, sollte mit der Zustimmung zur elektronischen Übermittlung eine eigene Email-Adresse eingerichtet werden und diese allen Rechnungsstellern als Adresse zur Übermittlung angegeben werden. Sofern die notwendigen organisatorischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, sollte die Zustimmung generell verweigert werden. Dies schon bei Auftragserteilung oder ggf. durch schriftliche Rückäußerung gegenüber dem Auftragnehmer.