Rechnungsmerkmale

Beachten Sie, dass Rechnungen mit Umsätzen, von denen Sie den Vorsteuerabzug geltend machen möchten, bestimmten Formvorschriften genügen müssen.

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten

Auf den Rechnungen sind folgende Mindestangaben zu machen:

Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder Leistung (Leistungsempfänger)
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum
Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt
anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): Bei Ausführung einer sonstigen Leistung im Inland an einen Unternehmer für sein Unternehmen, bei der sich der Leistungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet befindet und der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 3a Abs. 2, § 13b UStG), ist neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers auch die des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG). Außerdem ist auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft nach Art. 196 MwStSystRL hinzuweisen.
Ausstellungsdatum der Rechnung
fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (diese darf nur einmalig vergeben werden)
bei Zahlung vor Erbringung der Leistung der Zeitpunkt der Vorauszahlung
jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (z.B. Bonus-Vereinbarungen)
bei Lieferungen/Leistungen an private Leistungsempfänger oder Unternehmer, die die Leistung für private Zwecke verwenden, Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht: „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren“

Download: Rechnungsmuster.pdf

Spezielle Bestimmungen für Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen, deren Bruttobetrag 250 € nicht übersteigt, reichen (abweichend von den oben aufgezählten Merkmalen) folgende Angaben:

Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstigen Leistungen in einer Summe. Ein gesonderter Steuerausweis muss somit nicht erfolgen.
anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
Ausstellungsdatum der Rechnung

Sonderregelungen für innergemeinschaftliche Lieferungen

Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht auch bei Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 6a UStG). In diesem Fall hat der Rechnungsaussteller zusätzlich zu den obigen allgemeinen Angaben neben seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (bzw. jene des leistenden Unternehmers) auch die UST-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 3 Satz 1 UStG). Neben der Angabe der Identifikationsnummern besteht ferner die Pflicht zum Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Formulierungsvorschlag: „Als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei nach § 6a UStG“.

Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt vor, wenn bei einer Lieferung folgende Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind (§ 6a Abs. 1 Satz 1 UStG):

der Unternehmer oder der Abnehmer befördert oder versendet den Gegenstand der Lieferung in das übrige EU-Gemeinschaftsgebiet,

der Abnehmer ist
- ein Unternehmer, der den Gegenstand der Lieferung für sein Unternehmen erworben hat, oder eine
- juristische Person, die nicht Unternehmer ist oder die den Gegenstand der Lieferung nicht für ihr Unternehmen erworben hat, oder
- bei der Lieferung eines neuen Fahrzeugs auch jeder andere Erwerber und

der Erwerb des Gegenstands der Lieferung unterliegt beim Abnehmer in einem anderen Mitgliedstaat den Vorschriften der Umsatzbesteuerung

Die Voraussetzungen für das Vorliegen einer innergemeinschaftlichen Lieferung muss der liefernde Unternehmer nachweisen. Der Nachweis kann u.a. erfolgen durch eine Gelangensbestätigung, einen handelsrechtlichen Frachtbrief oder eine Bescheinigung des Spediteurs, die bestimmte Angaben zu enthalten haben.

Darüber hinaus möglich: das sogenannte tracking-and-tracing-Protokoll bei Transport durch Kurierdienstleister oder Empfangsbescheinigungen eines Postdienstleisters bei Postsendungen.

Keine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung mit entsprechendem Ausweis von UST-Identifikationsnummern ergibt sich bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung in Gestalt des unternehmensinternen Verbringens. Hier besteht keine Rechnungsstellungspflicht, da der Unternehmer hier nicht „an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen“ leistet (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).

Sonderregelung für Bauleistungen

Für Bauleistungen gilt Folgendes: Der leistende Unternehmer darf nur den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer in Rechnung stellen. In der Rechnung ist ein entsprechender Hinweis anzubringen, beispielsweise: „Auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG wird hingewiesen". Dies gilt sogar dann, wenn eine Bauleistung für den Privatbereich eines Vertragspartners (Unternehmers) erbracht wird, beispielsweise für dessen selbst genutztes Einfamilienhaus.

Auch Reparatur- und Wartungsarbeiten an Bauwerken fallen grundsätzlich unter diese Regelung. Für Reparatur- und Wartungsarbeiten gibt es jedoch eine Bagatellgrenze. Bei einem Nettorechnungsbetrag bis zu 500 € gilt die Umkehr der Steuerschuldnerschaft hier nicht. Wird der Nettorechnungsbetrag überschritten, zählen Wartungsarbeiten nur dann als Bauleistungen, wenn Teile verändert, bearbeitet oder ausgetauscht werden (R 13b.2 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).

Legt der Leistungsempfänger eine gültige Freistellungsbescheinigung (Bescheinigung nach § 48b EStG) vor, kann davon ausgegangen werden, dass er selbst Bauleistungen erbringt und es deshalb zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft kommt. In der eigenen Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahreserklärung (Umsatzsteuerjahreserklärung Anlage UR Zeile 53) ist ein solcher Umsatz zu erfassen. Der Leistungsempfänger darf auf keinen Fall die Umsatzsteuer an den leistenden Vertragspartner zahlen, sondern nur direkt an das Finanzamt. Den an den Leistungsempfänger erbrachten Umsatz muss dieser in seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung erklären. In der gleichen Voranmeldung kann der Betrag wieder als Vorsteuer geltend gemacht werden, soweit beim Leistungsempfänger das Recht zum Vorsteuerabzug besteht (Umsatzsteuerjahreserklärung Zeile 25)
Leistungsempfänger als Steuerschuldner

Das Prinzip der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers wurde durch das Jahressteuergesetz 2010 erheblich ausgeweitet. Die Steuerschuldnerschaft gilt seit 1.1.2011 auch für folgende Umsätze:

Lieferung von Wärme und Kälte über Wärme- und Kältenetze (§ 13b Abs. 2 Nr. 5 UStG).
Lieferung von Industrieschrott, Altmetallen und sonstigen Abfallstoffen (§ 13b Abs. 2 Nr. 7 UStG). Dabei soll als Anlage dem UStG eine Liste mit Gegenständen beigefügt werden, die als solche gelten.
Reinigung von Gebäuden und Gebäudeteilen (§ 13b Abs. 2 Nr. 8 UStG). Darunter fallen Hausfassadenreinigungen, die Reinigung von Räumen und Inventar.
Lieferungen von Gold ab einem bestimmten Feingehalt (§ 13b Abs. 2 Nr. 9 UStG).

Die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft gilt hier insoweit, als dass der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist. Bei den Gebäudereinigungsleistungen muss der Unternehmer, an den die Leistung erbracht wird, selbst derartige Leistungen erbringen. Liegen die Voraussetzungen vor, kommt es zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Steuerschuld und Vorsteuerabzug fallen somit auch für solche Leistungen künftig beim Leistungsempfänger zusammen.

Rechnungen bei Anzahlungen und Endabrechnungen

Damit Ihre Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt holen können, müssen Sie die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung ebenfalls ausweisen. Sonst gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.

Bei der Endabrechnung müssen Sie jedoch vorsichtig sein:

Wird über die bereits tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Anzahlungen und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen (wenn Sie über diese Anzahlungen Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt haben - R 14.8 Abs. 7 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).

Sie erstellen also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt und ziehen dann die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen ab. Es genügt aber auch, wenn der Gesamtbetrag der Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge jeweils in einer Summe angeführt werden.

Elektronische Rechnungsstellung

Mit dem Steueränderungsgesetz 2011 wurden mit Wirkung ab dem 1.7.2011 elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt (§ 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes i.d.F. des Steueränderungsgesetzes 2011). Seit dem 1. Juli können Rechnungen auf Papier „oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers“ auch elektronisch übermittelt werden. Gleichzeitig wurden die Regelungen für die Umsatzsteuer-Nachschau verschärft. Elektronisch gespeicherte und elektronisch übermittelte Rechnungen können im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau eingesehen werden. Hierzu wurde mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Rechtsgrundlage für die Umsatzsteuer-Nachschau (§ 27b UStG), entsprechend abgeändert. Wurden Rechnungen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, können die mit der Umsatzsteuer-Nachschau betrauten Amtsträger auf Verlangen die gespeicherten Daten über die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte einsehen und soweit erforderlich hierfür das Datenverarbeitungssystem nutzen.
Erlaubte Übermittlungsformen

Ein Rechnungsversand ist möglich:

durch Email (Versand als schlichter Mailanhang ohne Signatur ausreichend)
als PDF oder als Textdatei (Email-Anhang oder auch zum Download)
Computer-Fax/Fax Server (Übermittlung von Standard-Fax/Computer-Fax/Fax Server zu Standard-Fax gilt als Papierrechnung)
Datenträgeraustausch
EDI Verfahren und qualifizierte elektronische Signatur (wie bisher weiterhin möglich)

Unverändert gilt für elektronische Rechnungen als auch für Papierrechnungen, dass (§ 14 Abs. 1 UStG):

die Echtheit der Herkunft der Rechnung,
die Unversehrtheit ihres Inhalts und
ihre Lesbarkeit

gewährleistet sein muss. Wie der/die Unternehmer die genannten drei Punkte erfüllen, schreibt das Gesetz nicht mehr vor.

Korrekturrechnungen
Eine zu berichtigende elektronische Rechnung wird auch nicht dadurch storniert, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung per Email wieder zurücksendet. Gegebenenfalls vorzunehmende Rechnungskorrekturen müssen bei elektronischen Rechnungen deutlich kenntlich gemacht und nachvollzogen werden können (Ergänzungs-/Korrekturbeleg).

Archivierung elektronischer Rechnungen
Empfangene als auch gesendete elektronische Rechnungen müssen im Originalzustand - vor Verarbeitung oder Umwandlung – archiviert werden. Ein Ausdruck in Papierform zur Aufbewahrung ist nicht zulässig.

Zustimmung des Empfängers
Eine elektronische Rechnungsfakturierung erfordert die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Dies u.a. deshalb, weil der Rechnungsempfänger das Risiko des Vorsteuerabzugs trägt. Außerdem muss der Rechnungsempfänger in der Lage sein, die elektronisch empfangenen Rechnungen auch elektronisch zu archivieren. Die Zustimmung hat ausdrücklich zu erfolgen, kann ggf. aber auch konkludent, z.B. durch Zahlung der Rechnung gegeben sein.

Elektronische Rechnungen werden im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau zur Vorlage in elektronischer Form verlangt (§ 27 b Abs. 2 UStG). Der Betriebsprüfer kann dabei auch das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers nutzen. Um dem Betriebsprüfer im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau nicht den gesamten Email-Verkehr zur Verfügung stellen zu müssen, sollte mit der Zustimmung zur elektronischen Übermittlung eine eigene Email-Adresse eingerichtet werden und diese allen Rechnungsstellern als Adresse zur Übermittlung angegeben werden. Sofern die notwendigen organisatorischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, sollte die Zustimmung generell verweigert werden. Dies schon bei Auftragserteilung oder ggf. durch schriftliche Rückäußerung gegenüber dem Auftragnehmer.

Zusammenfassende Meldungen (ZM)

Innergemeinschaftliche Warenlieferungen, sonstige Leistungen, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet (§ 3a Abs 2 UStG), sowie innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte müssen vom Unternehmer regelmäßig in einer Zusammenfassenden Meldung (ZM) dokumentiert und an das Bundeszentralamt für Steuern elektronisch übermittelt werden. Die Meldungen dienen der Überwachung des innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehrs. Zusammenfassende Meldungen (ZM) sind monatlich zu erstatten. Unternehmer mit Umsätzen von nicht mehr als 50.000 € im Quartal können die Zusammenfassende Meldung wie bisher quartalsweise erstatten. Als meldepflichtige Umsätze zur Berechnung der maßgeblichen Umsatzgrenze gelten solche aus innergemeinschaftlichen Warenlieferungen sowie Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften (vgl. BMF-Schreiben vom 15.6.2010 IV D 3 - S 7427/08/10003-03, Rz. 5). Die steuerpflichtigen sonstigen Leistungen, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet, müssen bei monatlichem Meldeturnus in der Zusammenfassenden Meldung für den letzten Monat des Kalendervierteljahres gemeldet werden. Sie können auch wahlweise in der monatlichen Meldung angegeben werden (BMF a.a.- Rz. 10). Dauerfristverlängerungen für die Abgabe der Voranmeldungen gelten nicht für die Abgabe der ZM. Die Meldungen sind jeweils am 25. Tag nach Ablauf des jeweiligen Kalendermonats/Quartals abzugeben.